Etusivu > Ajankohtaista > Tieto kulkemaan remonttihankkeessa
  • Palaute
  • Intranet

Tieto kulkemaan remonttihankkeessa
8.4.2010

asukasilta.JPG


Korjaushankkeiden yhteydessä puhutaan aina paljon tekniikoista ja siitä, mikä tekniikka on parempi kuin jokin toinen. Usein unohdetaan tärkein menestystekijä - viestintä. Unohdetaan se, kuinka tieto kulkee hankkeen eri vaiheissa osakkaille ja asukkaille, tieto siitä, mitä tuleman pitää ja kuinka remontti tulee vaikuttamaan heidän arkeensa ja kukkaroonsa.

As Oy Säästökonnun hallituksen puheenjohtaja Merja Rukko määrittelee hyvän viestinnän perussääntöjä seuraavasti: "Viestitään asukkaille aktiivisesti siitä, mitä ollaan tekemässä, mihin ollaan menossa ja minkälaisia päätöksiä tarvitaan. Lisäksi kerrotaan muista asukkaista kiinnostavista asioista."

Mikä on sitten keskeisin kysymys? "Varmaan se suurin asia on kustannusasia - eli mitä korjaus maksaa ja miten se rahoitetaan", Rukko pohtii. " Sitten on kysymys siitä, koska tehdään ja kuinka kauan tehdään. Meilläkin on talossa suurin osa muuttanut evakkoon ja hakenut vuokra-asunnon korjauksen ajaksi."

Korjaushankkeen alkuvaiheessa asioita puitiin lähinnä yhtiön sisällä - oli taloyhtiön hallituksen ja isännöitsijän tiedotustilaisuuksia sekä asukasiltoja. Kun varsinainen suunnittelu oli sitten aloitettu, myös Vahasen toimisto tuli mukaan viestintävastaavineen.

"Viestintävastaavan ydintehtävä korjaushankkeessa on insinöörikielen kääntäminen sellaiselle suomen kielelle, josta kaikki ymmärtävät, mistä asiassa on kysymys", luonnehtii Vahanen Oy:n projektitiedottaja Paula Niku työtään. "Hän laatii hankkeelle viestintäsuunnitelman yhdessä projektipäällikön kanssa ja vastaa sen toteutuksesta."

Viestinnän pitää olla alusta lähtien kaksisuuntaista. Tietoa jaetaan, mutta myös kerätään. Hankesuunnitteluvaiheeseen kuuluvat osakaskyselyt, joissa osakkailta kysytään mielipiteitä korjaushankkeesta ja sen rahoituksesta sekä mahdollisista asuntokohtaisista remonteista esimerkiksi putkiremontin yhteydessä. Vuorovaikutteiseen viestintään kuuluvat myös erilaiset tiedotustilaisuudet, joissa pohjustetaan yhtiökokouksissa tapahtuvaa päätöksentekoa.

"Järjestämme esimerkiksi asukasiltoja, joissa asukkaat voivat esittää asiantuntijoille mieltään askarruttavia kysymyksiä. Jaamme todella paljon tiedotteita. Niissä on aina yhteystiedot, mihin voi ottaa yhteyttä, jos tulee lisäkysymyksiä asiasta."

remonttikansio.JPG


Suunnitteluvaiheessa asukkaille jaetaan yleensä asukaskansio, jossa on yleistietoa ja johon asukkaat voivat tallettaa putkiremonttiin liittyvät oman huoneiston asiakirjat.

Asukkaille on tarjottava vastauksia ja vaihtoehtoja

Vähänkin isommille korjaushankkeille kannattaa tehdä kotisivut, josta löytyvät kaikki tiedotteet, yhteystiedot ja aikataulut sekä yleistietoa korjaushankkeesta. Etenkin putkiremonteissa hyviksi käytännöksi ovat osoittautuneet myös mallikylpyhuoneet.

Vahanen Oy:n projektinjohtaja Kari Kemppainen esittelee mallikylpyhuonetta: "Haluamme näyttää osakkaille etukäteen, minkälainen se tuleva kylpyhuone on. Siitä nähdään, mikä on alakaton korko ja minkälaisia laattoja ja kalusteita sinne tulee.

Kolme vaihtoehtoa ovat hinnaltaan suunnilleen samanlaisia mutta poikkeavat toisistaan sisällöltään. Laatoissa, kalusteissa ja varustetasossa on eroja. Kokonaishinta on kuitenkin kaikissa sama - mallikylpyhuoneen tekeminen kilpailutettiin erikseen ja hintaluokka liikkuu 10 000 - 15 000 euron välillä."

Tietotekniikka tarjoaa mainioita työkaluja suunnitelmien ja erilaisten vaihtoehtojen havainnollistamiseen. Tietomallintamisen avulla voidaan merkittävästi parantaa myös tiedonhallintaa ja -kulkua korjaushankkeen kaikissa vaiheissa.

Sähköpostit ja tekstiviestit ovat nopeita työkaluja reaaliaikaisessa viestinnässä. Niitäkin varten on tärkeää kerätä kaikkien osakkaiden ja asukkaiden yhteystiedot hyvissä ajoin.

koti.JPG


Korjaushankkeen edetessä on varmistettava, että viestikapula pysyy käsissä silloinkin, kun siirrytään esimerkiksi suunnittelusta toteutukseen. Onkin tärkeä valita sellainen urakoitsija, joka aidosti panostaa viestintään ja asukaspalveluun. Hän on avainasemassa erityisesti osakasmuutosten hallintaan liittyvässä viestinnässä.

"Osakasmuutoksia hoitamaan on nimetty erikseen henkilö", Merja Rukko kertoo. "Ihmisiä on yritetty patistella hoitamaan ne ajoissa, mutta eihän se aina onnistu niin jouhevasti. Ainakin urakoitsijan puolelta olemme saaneet hyvää palvelua."

Asukaspalveluun ja osakasmuutosten hallintaan keskittyvä henkilö on tiiviissä vuorovaikutuksessa osakkaiden kanssa. Yleisiä tiedotustilaisuuksia tarvitaan myös remontin aikana. Niissä annetaan osakkaille käytännönläheistä tietoa korjaustöiden etenemisestä, ohjeistetaan osakkaita ja vastataan heidän kysymyksiinsä.

Lähde: Joka kodin asuntomarkkinat 4.4.2010

<< Takaisin