Viestintä korjaushankkeen menestystekijänä

Korjaushankkeissa avoin, suunnitelmallinen ja jatkuva tiedottaminen on keino, jolla päätöksenteon vaikeutta voidaan vähentää ja asukastyytyväisyyttä lisätä.

Ennakoiva viestintä on kaikkien etu
Paikkansa pitävä, nopea ja säännöllinen viestintä hankkeen eri vaiheissa vähentää ennakkoluuloja ja huhuja, tukee päätöksentekoa sekä parantaa yhteenkuuluvuuden tunnetta. Viestinnän keinoin voidaan vähentää muutosvastarintaa - kertoa ennen korjausta asukkaan korjaushankkeeseen liittyvistä vaikutusmahdollisuuksista sekä tulevista haitoista. Hyvin suunniteltu viestintä takaa kaikille, niin asukkaille kuin korjausrakentamisen ammattilaisillekin, sujuvamman remonttiarjen. Viestintään panostamalla vähennetään epätietoisuuteen perustuvia turhia kyselyitä, juoruja ja pihaparlamentteja.

Oikeaa tietoa oikeaan aikaan oikeille henkilöille
Valmistelu- ja suunnitteluvaiheessa viestintä on taustoittavaa ja asukkaita motivoivaa viestintää. Asukkaille ja osakkaille on kerrottava mitä on syytä tehdä, miksi ja koska. Perusparannuksen lisäarvot ja -vaivat on esiteltävä. Remontin aikana on viestittävä avoimesti ja läpinäkyvästi sekä kerrottava hyvissä ajoin asukkaan arkeen vaikuttavista muutoksista. Asukkaille vieras rakennusalan ammattikieli on muokattava ymmärrettävään muotoon. Remontin aikana ja jälkeen kerätty palaute paljastaa urakoitsijan vahvuudet ja kehityskohteet. Onnistunut viestintä ja korjaushanke parantaa osakkaiden ja asukkaiden sitoutumista pitkäjänteiseen kiinteistön kunnossapitoon ja oikea-aikaisiin remontteihin.

Ennen remonttia		Remontin aikana		Remontin jälkeen
Asukkaille ja osakkaille edellytykset päätöksentekoon		Viesti remontin etenemisestä ja aikataulumuutoksista sekä mahdollisista vaikutuksista asukkaan arkeen.		Käyttö- ja vastaanottovaihe
Kerro: - hankkeen syyt - hankkeen eri vaiheet, aikataulut, kustannukset ja vaihtoehdot - valitut asiantuntijat - taloyhtiön yhteisten tilojen korjaukset - huoneiston remontit ja asukkaan vaikutus/valintamahdolli-suudet - rahoitus- ja tekniset ratkaisut Näytä: - vaihtoehdot, esim. 3-4D, tuotemallinnus, animointi, mallikylpyhuoneet		Kerro: - kenelle luovutetaan kiinteistön yleisavain ja miten sen käyttöä valvotaan? - miten ja koska hanke vaikuttaa asukkaan arkeen? - mihin kellonaikoihin töitä tehdään? Viikonloppuisin? - millaisen varastoalueen ja -tilan sekä liikennealueen työmaa tarvitsee? - vaarapaikat: missä sijaitsevat kielletyt paikat (turvallisuus/lapset) - miten hanke etenee? - keneen/keihin otan yhteyttä, jos kaikki ei mene niin kuin on sovittu!?		Kerro: - mitä tarkoittaa valmis - kenelle voi antaa palautetta ja esittää reklamaatiot - takuuaika - tuloksista: Miten projekti meni? Mihin rahat käytettiin? Pitikö hankekustannusarvio - mitä tapahtuu seuraavaksi, koska on seuraava remontti? Toteuta: - asiakas/palautekysely - Pidä asukasilta, jossa käydään läpi kaikki saatu palaute selkeä lopetus hankkeelle ja palautetta tulevien hankkeiden onnistumisen perustaksi
Muista! - osakkaiden asiantuntemuksen hyödyntäminen, osakkaat osaavat päättää oman huoneistonsa lisätöistä ja teettää niille suunnitelmat		Muista! - varautuminen loma-aikoihin -palautekysely remontin aikana, varsinkin monivaiheisissa urakoissa -harjannostajaiset: tieto ja ihmiset kohtaavat - mikäli asukkaiden toiveita ei voida noudattaa, on poikkeavat ratkaisut perusteltava ymmärrettävällä tavalla.		Muista! Välitä palautteen yhteenveto myös asukkaille, jotka eivät pääse asukasiltaan. Remontin jälkeen asukkaiden toiveiden ja tarpeiden tulee näkyä myös korjaustöiden tuloksissa.

HUOM! Paras mahdollinen viestintäkään ei auta, jos suunnittelu- ja toteutusprosessi ei ole muilta osin kunnossa.

Viestintäsuunnitelma on korjausrakentamisen tärkeä työväline
Korjaushankeen viestintävastuut sekä toimenpiteet kannattaa kirjata muistiin. Alla olevien ohjeiden avulla voi laatia yksityiskohtaisen viestintäsuunnitelman. Kun korjaushankkeen viestinnän pelisäännöt on mietitty ja sovittu, on viestinnän toteutuskin helpompaa. Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty.

PÄÄTAVOITTEET
- erilaiset näkökulmat huomioon hankkeen valmistelussa
- hankkeen sujuvan ja asukaslähtöisen etenemisen varmistaminen

KOHDERYHMÄT
- osakkaat ja asukkaat: ne joiden asumiseen ja talouteen hanke vaikuttaa
- perusparannushankkeen osapuolet

KANAVAT
Taloyhtiössä hyväksi havaitut ja vakiintuneessa käytössä olevat, esimerkiksi:
. Yhtiökokoukset
. Asukaspalautekyselyt
. Infotilaisuudet, asukasillat ym. epäviralliset tapaamiset
. Ilmoitustaulut ja infopisteet
. Huoneistokohtaiset tiedotteet ja asukaskansiot
. Sähköpostilistat
. Taloyhtiön kotisivut
. Asukas- ja remontti-tv-palvelut (jokaisella on televisio)
. Teksti- ja kuvaviestit matkapuhelimiin
. Help-desk-palvelut ja työnjohdon viikkoinfot
Tehokkainta on kasvokkain tapahtuva viestintä tiedotustilaisuuksissa, asukasilloissa ja aloitus- yms. katselmuksissa.

SANOMA
- mistä asioista on tarpeen viestiä? --> Varmistetaan viestinnän sitominen oikealla tavalla teknisiin, juridisiin ja rahoitusprosesseihin.

AJOITUS
- milloin ja kuinka ennakoivasti tiedotetaan?

RESURSSIT
- vastuut, rahat, työpanos, tekniikka --> Kuka hoitaa ja miten viestintää käytännössä?

Taloyhtiön on sovittava isännöitsijän kanssa viestintätehtävien hoitamisesta. Hallitus voi valita keskuudestaan viestintävastaavan. Vaativissa perusparannushankkeissa voidaan hankkia taloyhtiön ulkopuolista viestintäosaamista, esim. viestintäpalvelu osana projektinjohtopalvelua. Urakoitsijalle on määritettävä selkeät viestintävastuut ja -tehtävät hankkeen toteutukseen liittyvästä viestinnästä.

VARAUTUMINEN
- mitä ja miten kerrotaan, jos/kun kaikki ei suju suunnitellusti --> kriisi- ja poikkeustilanteet

Viestintä korjaushankkeessa (kalvot)